Num mundo cada vez mais online, manter ficheiros de documentos em papel pode parecer desnecessário. Mas quando se trata de finanças, guardar documentos importantes pode ser extremamente útil e até necessário.
Quer você receba extratos bancários digitais ou em papel, mantê-los organizados e acessíveis pode tornar sua vida muito mais fácil.
Por exemplo, a revisão de extratos bancários anteriores pode ajudá-lo a analisar seus gastos e a criar um orçamento preciso. Também pode ajudá-lo a contestar cobranças fraudulentas, preparar declarações fiscais precisas ou comprovar sua renda ao solicitar um empréstimo.
Geralmente, você deve guardar seus extratos bancários por um ano, mas há exceções a essa regra. Continue lendo para saber por quanto tempo você deve guardar extratos bancários e outros documentos financeiros, como armazená-los e como descartá-los.
As diretrizes gerais sugerem guardar seus extratos bancários por um ano. Depois disso, você pode descartá-los com segurança. No entanto, uma grande exceção são os extratos bancários que incluem despesas dedutíveis de impostos, como doações ou despesas comerciais. O IRS recomenda manter a maioria dos documentos fiscais por três anos (ou mais, para certos tipos de documentos).
Manter extratos bancários por um ano pode parecer excessivo, mas há vários motivos pelos quais fazer isso é uma boa ideia. Por exemplo, manter extratos bancários de pelo menos um ano pode ajudá-lo a:
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Orçamento: Algumas despesas diminuem e diminuem ao longo do ano, fazendo com que os gastos de cada mês pareçam diferentes. Analisar seus extratos bancários de um ano inteiro pode ajudá-lo a criar um orçamento abrangente que incorpore essas despesas irregulares.
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Capture e conteste transações fraudulentas: A revisão regular de extratos bancários pode alertá-lo sobre transações fraudulentas. Guarde os extratos bancários até que as disputas sejam resolvidas.
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Solicite um empréstimo ou apartamento: Ao solicitar um empréstimo pessoal, hipoteca ou apartamento, geralmente você deve fornecer documentação comprobatória, incluindo extratos bancários, que comprove sua renda.
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Arquive com precisão seus impostos: Seus extratos bancários fornecem documentação de despesas dedutíveis de impostos. E para os trabalhadores autônomos, os extratos bancários podem fornecer um registro preciso de sua renda. Guarde todos os extratos bancários relacionados a impostos por pelo menos três anos.
Embora guardar seus extratos por um ano seja uma orientação geral, não custa nada pedir conselhos específicos a um contador ou fiscal com base em sua situação.
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Hoje em dia, muitas pessoas optam por receber extratos bancários e de cartão de crédito digitais em vez de em papel. Alguns bancos até dispensam taxas de manutenção mensais para a escolha de extratos eletrônicos em vez de extratos em papel. No entanto, algumas pessoas preferem revisar os extratos em papel todos os meses. E qualquer um está bem, desde que você os armazene e organize adequadamente.
Muitos bancos permitem que você acesse extratos digitais dos últimos anos. Alguns grandes bancos, incluindo Wells Fargo, Chase e US Bank, fornecem acesso a extratos de conta dos últimos sete anos. Se você não tiver certeza de quanto tempo seu banco mantém os extratos acessíveis, ligue e pergunte.
As plataformas online de muitos bancos também permitem baixar extratos e imprimi-los, se necessário. Se você baixar seus extratos, certifique-se de que estejam protegidos por senha.
Se preferir receber extratos em papel, organize-os cronologicamente e armazene-os em um sistema de arquivos seguro ou em um cofre.
O final do ano é um bom momento para organizar seus arquivos e se livrar dos extratos bancários com mais de um ano (ou, no caso de extratos fiscais, com mais de três anos). Você também pode se livrar de extratos antigos após declarar seus impostos, no início do ano novo ou sempre que fizer sentido para você.
Livrar-se dos extratos bancários digitais é relativamente simples. Se você baixou algum arquivo, simplesmente exclua-o e esvazie a lixeira.
Se você guarda extratos em papel, não deve simplesmente jogá-los ou reciclá-los. Em vez disso, você precisará destruí-los para garantir que ninguém possa acessar as informações da sua conta. Não tem um triturador pessoal? FedEx, UPS e lojas de materiais de escritório oferecem serviços de destruição.
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De acordo com o IRS, você deve manter todos os documentos fiscais comprobatórios por sete anos se registrar uma reclamação por perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas inadimplentes. Existem também outros tipos de documentos que você pode precisar manter por sete anos ou mais, como documentos relativos a propriedades que você possui, apólices de seguro ou dívidas.
Contanto que suas contas estejam corretas e você não tenha nenhuma disputa pendente com suas empresas de serviços públicos, geralmente não precisa se apegar às contas domésticas. No entanto, se uma fatura contiver uma despesa dedutível de impostos, como uma linha telefônica que você usa para trabalhar, arquive essas faturas com outros documentos fiscais e guarde-as por pelo menos três anos.
Geralmente, o IRS sugere manter os documentos fiscais por três anos, que na maioria dos casos é o tempo que o IRS tem para realizar uma auditoria. No entanto, o IRS sugere manter quaisquer documentos que apoiem uma reclamação de perda de títulos sem valor ou dedução de dívidas inadimplentes por sete anos. E se você subdeclarar sua renda em mais de 25%, o IRS terá até seis anos para realizar uma auditoria – caso em que você precisará de documentação comprobatória.
Geralmente, você pode tratar extratos de cartão de crédito como extratos bancários e mantê-los por um ano. No entanto, se houver uma cobrança que você precise contestar, guarde essa declaração até que o problema seja resolvido. E, como acontece com um extrato bancário, guarde quaisquer extratos de cartão de crédito que incluam despesas dedutíveis de impostos por três anos.